De Poortwachterwachter applicatie is bereikbaar voor iedereen met een PC met internetverbinding. Een bedrijfsarts kan vanaf zijn eigen werkplek het dossier aanvullen, de medewerker doet hetzelfde en de casemanager (leidinggevende) vanaf zijn/haar werkplek - thuis of op kantoor.
Natuurlijk kunnen de verschillende spelers in het proces alleen maar informatie zien en/of aanpassen als ze dat ook daadwerkelijk moeten kunnen zien of aanpassen. Zo kan de medewerker geen actiepunten van de leidinggevende aanpassen, maar hij/zij kan ze wel zien. De aantekeningen van de leidinggevende daarentegen zijn helemaal niet zichtbaar voor de bedrijfsarts en medewerker.
Alles wat gebruikers doen het systeem wordt bijgehouden. Het systeem alarmeert zelf als er dingen gebeuren die niet de bedoeling zijn zoals bijvoorbeeld het onophoudelijk proberen in te loggen door het wachtwoord van iemand anders te raden.